Digne héritier de Skype Entreprise, Microsoft Teams est un logiciel qui redéfinit la façon dont les entreprises et leurs employés peuvent travailler à distance. Depuis le début de la pandémie de COVID-19, le télétravail s’est imposé dans de nombreuses entreprises. La communication entre les équipes est donc devenue une problématique majeure dans beaucoup d’entreprises. Microsoft Teams possède quelques différences comparé à Skype, et révolutionne les visioconférences. Comme tout logiciel, Microsoft Teams s’appréhende et quelques choses sont à connaître pour maîtriser et optimiser son utilisation.
Les spécialistes en informatique de Groupe SL vous expliquent donc comment utiliser Microsoft Teams efficacement et pourquoi vous devriez installer la suite Microsoft 365 pour entreprise pour avoir Teams si cela n’est pas déjà fait.
Converser efficacement entre collègues sur Microsoft Teams
Microsoft Teams, ou MS Teams, permet de créer des équipes de travail en fonction de l’organisation d’un projet et des tâches qui s’y rattachent.
Au sein de chaque équipe, les canaux sont des sections qui organisent les conversations de façon que les membres travaillant sur une partie précise d’un gros projet puissent collaborer sans faire appel à toute l’équipe.
Dans un canal, il est possible de discuter, de partager des fichiers (Word, Excel et autres formats liés à la suite Microsoft 365), d’organiser des réunions et de partager l’affichage d’écrans. Tous les contenus sont sauvegardés en ligne et facilement accessibles.
Tout comme les équipes, les canaux peuvent être privés ou publics. Les conversations, les fichiers et les notes sur les différents canaux ne sont visibles que par les membres de l’équipe qui ont la permission de participer à ces canaux.
Découvrez ainsi les conseils de Groupe SL pour apprendre comment utiliser Microsoft Teams.
N’oubliez pas d’identifier vos destinataires
Si vous souhaitez obtenir une réponse rapide d’un collègue qui travaille à distance, prenez le temps de l’identifier dans votre message à l’aide du « @ ». Ainsi, il sera notifié et prendra vite connaissance de votre demande. Savoir comment utiliser Microsoft Teams, c’est aussi apprendre à échanger efficacement avec ses collègues.
Demandez l’autorisation des participants avant d’inviter de nouveaux utilisateurs à une conversation
Les utilisateurs invités ont accès à pratiquement tout le contenu qui a été partagé dans une conversation. Pour protéger certaines données d’entreprises confidentielles ou informations personnelles, prenez le temps de demander l’accord de vos collègues ou de votre service des TI avant d’inviter des gens de l’externe à collaborer sur Teams.
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Optimiser les appels et réunions passant par Teams
Dans un contexte de télétravail, Microsoft Teams peut vous aider à améliorer vos réunions d’entreprise et même vos formations. Cela grâce à une fonction de réunions en ligne pouvant accueillir jusqu’à 10 000 utilisateurs.
Les réunions en ligne peuvent inclure toute personne à l’intérieur ou à l’extérieur d’une entreprise. Cette fonction comprend également une aide à la planification, une application de prise de notes, le téléchargement de fichiers et la messagerie instantanée pendant les réunions.
Lors de vos réunions et appels, voici quelques conseils à retenir pour utiliser Microsoft Teams à son plein potentiel.
N’utilisez pas la vidéo si votre connexion Internet n’est pas optimale
Bien qu’une visioconférence soit plus efficace qu’une conversation audio, n’utilisez pas cette fonction si votre connexion Internet est lente ou instable. Autrement vous pourriez avoir de la difficulté à diffuser une image fluide.
Microsoft estime qu’il vous suffit d’au moins 1,2 Mb/s de bande passante disponible pour profiter d’une expérience audio/vidéo de haute qualité. Si vous ne disposez pas de ce débit, utiliser Teams en visioconférence vous sera difficile.
N’activez votre micro que lorsque vous parlez
Si vous êtes dans un environnement bruyant, faites attention que les sons ambiants ne soient pas captés par votre micro et rendent la conversation inaudible. L’idéal est de prendre l’habitude de fermer votre micro lorsque vous n’avez pas la parole et de l’activer lorsque vous vous exprimez. Cela facilite la gestion des équipes en télétravail.
En télétravail, vos enfants ou votre conjoint peuvent notamment être source de bruit et de dérangement pour les autres membres de la réunion. Avec votre casque sur les oreilles, vous pourriez même ne pas les entendre. Alors soyez prévoyants et n’activez votre micro que lorsque vous parlez !
Exploiter le plein potentiel du module de clavardage privé de MS Teams
Le module de clavardage de Teams est l’endroit où les utilisateurs peuvent discuter dans un contexte informel. Il permet l’échange de fichiers, d’émojis de GIF et d’autocollants.
Pour utiliser Microsoft Teams correctement, il est important d’apprendre à optimiser l’usage du clavardage. Il ne doit pas servir que de distraction entre vous.
Ne discutez pas de sujets liés au travail sur le module de clavardage
Il est préférable d’utiliser le module de clavardage pour aborder des sujets qui ne concernent pas directement les projets sur lesquels vous travaillez, notamment dans le cas d’une visioconférence en équipe.
Si vous conversez avec un ou une collègue via le module de chat privé, les autres parties prenantes du projet ne seront pas au courant des développements. Cela peut engendrer en problèmes de communication et de coordination.
Évitez les sujets délicats ou commentaires désobligeants
Sur Teams, les nouveaux participants à un chat existant peuvent voir les discussions antérieures. Alors de grâce, évitez les commentaires désobligeants envers vos collègues ou vos supérieurs.
Sachez toutefois qu’il est possible de sélectionner une option permettant de ne pas partager l’historique d’une conversation lors de l’ajout d’un nouveau participant.
Créez de nouvelles fenêtres de clavardage avec parcimonie
Pour éviter la confusion, limitez le nombre de fenêtres de clavardage que vous créez. Autrement, vous pourriez créer plusieurs conversations qui regroupent exactement les mêmes personnes et vous pourriez avoir du mal à vous y retrouver.
Pour une utilisation simplifiée de Microsoft Teams, une interface épurée est bien plus simple pour vous.
Faites-vous accompagner par les experts de Groupe SL pour votre apprentissage sur Microsoft Teams
Maintenant, utiliser Microsoft Teams ne doit plus avoir aucun secret pour vous ! Au-delà des conseils d’utilisation dont nous avons pu vous faire part, vous avez surement vu à quel point cet outil de collaboration informatique est utile pour votre entreprise. D’autant plus dans un contexte de télétravail toujours plus actuel.
Si vous n’êtes toujours pas sûr de vous dans votre appréhension et votre apprentissage de Microsoft Teams, il est important de pouvoir compter sur un professionnel de l’informatique pour vous assister.
Contactez-nous dès maintenant. Notre équipe se fera une joie de vous aider à comprendre et à maîtriser Microsoft 365 pour notamment vous apprendre comment utiliser Microsoft Teams.
