Bienvenue dans le monde de la collaboration d’entreprise 2.0, où les limites du temps et de l’espace sont abolies et où les équipes peuvent travailler de manière plus intelligente et plus efficace. Vous voulez dynamiser votre entreprise, favoriser la productivité et libérer le potentiel de vos équipes ? Ne cherchez plus, car la solution se trouve à portée de clics : la création d’un intranet performant avec SharePoint.
Nos spécialistes en impartition informatique vous font découvrir les étapes clés pour établir un intranet offrant un contenu pertinent et abondant pour les employés en tirant profit de la suite Microsoft 365.
Qu’est-ce qu’un intranet : Les fondamentaux de SharePoint
Un intranet performant est un site interne qui offre aux employés une multitude d’informations et de ressources précieuses. Il regroupe actualités, annonces, guides, procédures, calendriers, événements, ainsi que des outils de collaboration et de communication.
Avec des outils de gestion de contenu comme SharePoint, créer et gérer un intranet riche devient facile. De plus, migrer vers SharePoint Online facilite la collaboration tout en renforçant la protection de vos documents et fichiers informatiques.
Les fonctionnalités de SharePoint qui optimise la performance de votre intranet
SharePoint, développé par Microsoft, est une plateforme de gestion de contenu et de collaboration qui offre de nombreuses fonctionnalités clés pour favoriser la collaboration au sein de l’entreprise. Il permet de transformer la façon dont les équipes collaborent, partagent des informations et travaillent de manière productive. Voici quelques-unes de ses fonctionnalités principales :
- La gestion de documents : SharePoint facilite le stockage, l’organisation et la gestion des documents, ce qui permet aux employés d’accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin.
- Les sites d’équipe : création de sites d’équipe dédiés à des projets ou à des départements spécifiques, favorisant ainsi la collaboration et le partage d’informations au sein de ces groupes.
- Les workflows : ces fonctionnalités permettent d’automatiser les processus métier, d’améliorer l’efficacité et de suivre les tâches.
- Les fonctionnalités de recherche avancées : elles facilitent la recherche et la récupération d’informations spécifiques au sein de l’intranet.
- Les outils de partage et de synchronisation des fichiers : il permet de partager facilement des fichiers avec d’autres utilisateurs, que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise. Il offre aussi des options de synchronisation pour accéder aux fichiers depuis n’importe quel appareil sans avoir à utiliser un réseau privé virtuel (VPN).
Notez aussi que l’accès aux données informatiques est sécurisé à la fois au niveau de l’utilisateur, grâce à des systèmes de double authentification, et au niveau du périphérique utilisé.
Maintenant que nous avons vu les avantages de SharePoint, il est temps de se pencher sur la manière de mettre en place un intranet efficace avec cette plateforme.
Les meilleures pratiques pour la création d’un intranet performant avec SharePoint
Lorsqu’il s’agit de créer un intranet performant, SharePoint offre une solution puissante et polyvalente. Cet outil de collaboration informatique et de gestion de contenu est spécialement conçu pour répondre aux besoins des entreprises en matière de communication interne, de partage de ressources et de collaboration entre les équipes.
En exploitant les fonctionnalités avancées de SharePoint, vous pouvez créer un intranet personnalisé qui favorise la productivité, améliore la collaboration et fournit aux employés une expérience utilisateur riche en contenu pertinent. Voici ce que vous devez prendre en compte pour sa mise en place.
1. Définir les objectifs de votre intranet.
Pour définir les objectifs de votre intranet, suivez ces étapes clés :
- Réfléchissez à ce que vous souhaitez accomplir,
- Soyez spécifique dans la formulation des objectifs,
- Classez-les par ordre de priorité.
Veillez aussi à identifier les besoins de communication et de collaboration de votre entreprise en évaluant les lacunes existantes, en consultant les parties prenantes et en analysant les processus actuels. En utilisant SharePoint, vous pourrez améliorer et optimiser ces aspects.
2. L’implication des employés dans le processus de création
Afin de garantir le succès de votre intranet, il est crucial d’impliquer activement les employés dans sa création. Leurs expériences et leurs besoins sont précieux pour façonner un intranet qui répond réellement à leurs attentes.
Organisez des sessions de retour d’informations où vous sollicitez leur avis sur les fonctionnalités, les outils de collaboration, la navigation et les ressources jugées les plus utiles. Écoutez attentivement leurs suggestions et leurs idées, car cela vous permettra d’identifier les priorités et de mettre en place les éléments ayant le plus d’impact.
Enfin, pour favoriser l’engagement des employés, il est essentiel de prendre en compte leurs suggestions lors de la création de l’intranet. En intégrant leurs idées, vous montrez que leur contribution est valorisée et que leurs besoins sont pris en considération. Cela renforcera leur engagement et leur adoption de l’intranet.
3. L’organisation du contenu de votre intranet
Pour rendre votre intranet avec SharePoint plus convivial et efficace, utilisez des titres clairs et des mots-clés pertinents. Cela facilitera la recherche et l’accès aux informations pour les employés.
Simplifiez la navigation en évitant une hiérarchie complexe. Assurez-vous que la structure de navigation est cohérente sur toutes les pages de l’intranet pour faciliter l’orientation des utilisateurs, en particulier ceux en télétravail. Une navigation intuitive améliore la productivité et l’expérience des employés sur votre intranet SharePoint.
Conseil : n’utilisez pas plus de 5 sous-dossiers et privilégiez une arborescence simple.
4. Identification et formation des collaborateurs clés
Lors de la création d’un intranet performant, il est essentiel de nommer des collaborateurs responsables de la gestion et de la mise à jour du contenu. Selon le type de contenu, différentes personnes peuvent être impliquées. Par exemple, le responsable des ressources humaines met à jour les politiques internes, tandis qu’un membre du marketing gère les actualités et les annonces. Ces collaborateurs doivent être formés et avoir les ressources nécessaires pour maintenir la qualité du contenu.
De plus, il est recommandé d’établir des directives éditoriales claires pour garantir la cohérence et la qualité du contenu. Ces lignes directrices fixent les normes de style, de ton et de format à respecter pour tous les contenus de l’intranet. La création d’un comité éditorial favorise les échanges de bonnes pratiques et assure la continuité en cas d’absence ou de départ des collaborateurs clés.
5. Mise à jour régulière de son intranet
Pour que votre intranet reste utile et pertinent, il est important de :
- Mettre à jour l’intranet et les ressources existantes: une bonne pratique consiste à établir un calendrier de mises à jour régulières pour garantir que le contenu reste à jour et utile pour les utilisateurs.
- Publier régulièrement de nouvelles annonces: en tenant les employés informés, vous favorisez la communication interne et renforcez le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Événements à venir, des changements organisationnels, des réussites ou des initiatives importantes
- Supprimer les ressources obsolètes.
6. Suivi de l’utilisation de l’intranet avec les outils d’analyse
Les outils d’analyse sont indispensables pour évaluer l’utilisation de votre intranet et comprendre les habitudes des utilisateurs. En analysant les données, vous pouvez identifier les pages populaires, les sujets d’intérêt et les zones à améliorer.
Ces informations vous aident à prendre des décisions éclairées pour améliorer continuellement l’intranet, offrant ainsi une meilleure expérience utilisateur, renforçant l’engagement des employés et maximisant les avantages pour votre entreprise. Les outils d’analyse sont des ressources précieuses pour une gestion efficace de votre intranet.
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